PicoQuant - It's about time.
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PicoQuant - It's about time

Informationspflichten gemäß DSGVO / Information regarding GPDR

English version

Die DS-GVO regelt die Informationsverpflichtungen des Verantwortlichen gegenüber der betroffenen Person in Abhängigkeit davon, ob personenbezogene Daten bei der betroffenen Person (Direkterhebung, Art. 13 DS-GVO, siehe auch § 32 BDSG-neu) oder bei Dritten (Dritterhebung, Art. 14 DS-GVO, siehe auch § 33 BDSG-neu) erhoben werden.

Direkterhebung gem. Art. 13 DS-GVO

Bei der Informationspflicht im Falle der Direkterhebung wird zwischen den Basisinformationen (Art. 13 Abs. 1 DS-GVO) und Zusatzinformationen (Art. 13 Abs. 2 DS-GVO) unterschieden.

Die folgenden Angaben gelten für PicoQuant GmbH und PicoQuant Innovations GmbH, zusammen als PicoQuant bezeichnet, gleichermaßen.

Basisinformationen:

  Anforderung Angaben PicoQuant
1 Name und die Kontaktdaten des Verantwortlichen Verantwortlich ist die  PicoQuant vertreten durch den Geschäftsführer Rainer Erdmann
Anschrift:  Rudower Chaussee 29 in 12489 Berlin  | Telefon:  030/1208820-0  | E-Mail:  info@picoquant.com
2 Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten Der Datenschutzbeauftragte von PicoQuant ist erreichbar per E-Mail unter datenschutz@picoquant.com
3 Verarbeitungszwecke und Rechtsgrundlagen Die personenbezogenen Daten der Lieferanten und Kunden werden auf der Grundlage des Vertrages mit dem Lieferanten und dem Kunden gemäß Artikel 6, Absatz 1, Satz 1, lit. b) DS-GVO verarbeitet und sind für die Durchführung des Vertrages erforderlich.
Die personenbezogenen Daten der Beschäftigten werden auf der Grundlage des Arbeitsvertrages mit dem Beschäftigten gemäß Artikel 6, Absatz 1, Satz 1, lit. b) DS-GVO, § 26, Absatz 1, Satz 1 BDSG-neu verarbeitet und sind für die Durchführung des Beschäftigtenverhältnisses erforderlich.
4 Berechtigte Interessen (wenn vorhanden) Datenübermittlung an die Lohn- und Finanzbuchhaltung (externer Steuerberater) wegen mangelnder interner Kompetenzen
5 Kategorien personenbezogener Daten (Art 14) Name, Vorname, Geburtsdatum, Anschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Bankdaten, IP-Adresse
6 Empfänger oder Kategorien von Empfängern Öffentliche Stellen, die Daten aufgrund gesetzlicher Vorschriften erhalten dürfen oder anfordern (z.B. Finanzbehörden, Sicherheitsbehörden, Aufsichtsbehörden)
Banken, Krankenkassen, Versicherungen im Rahmen einer gesetzlich zulässigen Übermittlung gemäß DS-GVO in Art. 6 Abs. 1 lit. b) oder c)
Lohn- und Finanzbuchhaltung (externer Steuerberater) im Rahmen einer gesetzlich zulässigen Übermittlung gemäß DS-GVO in Art. 6 Abs. 1 lit. f)

Zusatzinformationen:

  Anforderung Angaben PicoQuant
1 Speicherdauer Eine Pflicht zur Aufbewahrung von personenbezogenen Daten besteht gesetzlich insoweit, als dass Daten, Belege und Handelsbriefe über bestimmte Zeiträume aufbewahrt werden müssen. Die entsprechenden Aufbewahrungsfristen ergeben sich dabei im Wesentlichen aus dem §257 Handelsgesetzbuch (HGB), der § 147 Abgabenordnung (AO) sowie dem Umsatzsteuergesetz (UStG).
2 Betroffenenrechte Betroffene können das Recht auf Auskunft über die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten geltend machen sowie Berichtigung, Löschung oder die Einschränkung der Verarbeitung fordern.
Ihnen steht zudem ggf. das Recht auf Datenübertragbarkeit zu.
3 Widerrufsrecht Betroffene können der Verarbeitung für die Zukunft widersprechen.
4 Beschwerderecht Sollten Sie der Auffassung sein, dass Ihre Daten nicht rechtmäßig verarbeitet werden, können Sie sich bei der zuständigen Aufsichtsbehörde beschweren. Die zuständige Aufsichtsbehörde für PicoQuant ist die Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationssicherheit in der Friedrichstr. 219, 10969 Berlin.
5 Herkunft der Daten (Art. 14) Daten von Beschäftigten unserer Kunden erhalten wir ggf. von unseren Kunden im Rahmen einer Dritterhebung.
6 (Un-)Freiwilligkeit der Datenbereitstellung entfällt
7 Automatisierte Entscheidungsfindung entfällt
8 Weiterverarbeitung entfällt

Anmerkung zur Dritterhebung gem. Art. 14 DS-GVO

Auch im Falle einer Dritterhebung unterscheidet die DS-GVO zwischen mitzuteilenden Informationen (Art. 14 Abs. 1 DS-GVO) und zusätzlichen Informationen, die zur Gewährung einer fairen und transparenten Verarbeitung zur Verfügung zu stellen sind (Art. 14 Abs. 2 DS-GVO).

Art und Inhalt der mitzuteilenden bzw. der zur Verfügung zu stellenden Informationen entsprechen in wesentlichen Teilen denjenigen, die auch im Falle einer Direkterhebung mitgeteilt werden müssen. Aus diesem Grund stellt PicoQuant die Informationen in einer einheitlichen Übersicht zur Verfügung und im Fall einer Dritterhebung gem. Artikel 14 ist dies entsprechend angegeben.

Im Falle der Dritterhebung ist der Verantwortliche verpflichtet, die Informationen nachträglich innerhalb einer angemessenen Frist nach Erlangung der Daten mitzuteilen (Art. 14 Abs. 3 DS-GVO). Diese Frist bestimmt sich nach den spezifischen Umständen, darf aber einen Monat nicht überschreiten.


English version

The GDPR regulates the controller responsible's information obligations towards the data subject depending on whether personal data are collected from the data subject (direct survey, Art. 13 GDPR, see also § 32 BDSG-neu) or from third parties (third party collection, Art. 14 GDPR, see also § 33 BDSG-neu).

Direct survey pursuant to Art. 13 GDPR

The duty to provide information in the case of direct collection distinguishes between basic information (Art. 13 para. 1 GDPR) and additional information (Art. 13 para. 2 GDPR).

The following information applies equally to PicoQuant GmbH and PicoQuant Innovations GmbH, collectively called PicoQuant.

Basic information:

  Requirement Information from PicoQuant
1 Name and contact details of the controller Responsible is PicoQuant represented by the Managing Director Rainer Erdmann
Address:  Rudower Chaussee 29 in 12489 Berlin, Germany  | Phone:  +49-30-1208820-0  | E-Mail:  info@picoquant.com
2 Contact details of the data protection officer The data protection officer of PicoQuant can be reached by e-mail at datenschutz@picoquant.com
3 Processing purposes and legal bases The personal data of suppliers and customers shall be processed on the basis of the contract with the supplier and the customer pursuant to Article 6, paragraph 1, sentence 1, lit. b) GDPR and are necessary for the execution of the contract.
The personal data of the employees will be processed on the basis of the employment contract with the employee pursuant to Article 6, paragraph 1, sentence 1, lit. b) GDPR, § 26, paragraph 1, sentence 1 BDSG-neu and are necessary for the implementation of the employment relationship.
4 Legitimate interests (if any) Data transfer to payroll and financial accounting (external tax consultant) due to lack of internal competencies
5 Categories of personal data (Art 14) Name, first name, date of birth, address, telephone number, e-mail address, bank details, IP address
6 Recipients or categories of recipients Public bodies that may receive or request data on the basis of statutory regulations (e.g. tax authorities, security authorities, supervisory authorities)
Banks, health insurance funds, insurance companies within the scope of a legally permissible transmission pursuant to GDPR in Art. 6 para. 1 lit. b) or c)
Payroll and financial accounting (external tax consultant) within the scope of a legally permissible transmission pursuant to GDPR in Art. 6 para. 1 lit. f)

Additional information:

  Requirement Information from PicoQuant
1 Storage period There is a legal obligation to store personal data to the extent that data, receipts and commercial letters must be stored for certain periods of time. The corresponding retention periods essentially result from §257 of the German Commercial Code (HGB), §147 of the German Tax Code (AO) and the German Value Added Tax Act (UStG).
2 Rights concerned Data subjects may exercise their right to obtain information on the processing of their personal data and may request that such data be rectified, deleted or restricted.
You may also have the right to transfer data.
3 Right of withdrawal Data subjects may object to the processing for the future.
4 Right to appeal If you are of the opinion that your data is not being processed lawfully, you can complain to the responsible supervisory authority. The responsible supervisory authority for PicoQuant is the Berlin Commissioner for Data Protection and Information Security at Friedrichstr. 219, 10969 Berlin.
5 Origin of data (Art. 14) We may receive data from employees of our customers from our customers in the context of a third party survey.
6 (Inn-)voluntary provision of data not applicable
7 Automated decision making not applicable
8 Subsequent processing not applicable

Note on third-party data collection pursuant to Art. 14 GDPR

Even in the case of third-party collection, the GDPR distinguishes between information to be provided (Art. 14 para. 1 GDPR) and additional information to be made available in order to ensure fair and transparent processing (Art. 14 para. 2 GDPR).

The nature and content of the information to be communicated or made available correspond in essential parts to those which must also be communicated in the case of a direct collection. For this reason, PicoQuant provides the information in a uniform overview and in the case of a third party collection according to Article 14 this is indicated accordingly.

In the case of third party collection, the person responsible is obliged to provide the information subsequently within a reasonable period after obtaining the data (Art. 14 Para. 3 GDPR). This period is determined by the specific circumstances, but may not exceed one month.